Формы работы ТСЖ
Общее собрание, очередное собрание, заочная форма проведения собрания
Очередное собрание.
Основным способом вовлечения жителей в жизнь товарищества является участие в общих собраниях. Именно общее собрание является тем механизмом, который позволяет учесть интересы и мнения большинства жителей в текущей работе исполнительного органа товарищества. Поэтому важно, чтобы собрания проводились регулярно, и были необходимы жителям. Напомним некоторые правила проведения собраний:
Всегда начинайте и заканчивайте вовремя.
Не позже, чем за 10 дней до проведения собрания, вывешивайте объявления о его проведении в подъезде и помимо этого распространяйте эти объявления напрямую всем участникам через почтовые ящики. Сверьтесь с Уставом своей организации относительно требований к срокам оповещения, поскольку они могут быть разными для разных видов собраний.
Вывешивайте в подъезде и раздавайте участникам повестку дня предстоящего собрания, чтобы люди знали, чего следует ожидать от обсуждения на собрании. Следует заранее раздавать участникам протокол предыдущего собрания, иначе на прочтение его на собрании уйдет много времени. Для улучшения явки на собрание следует за день-два обзвонить участников и напомнить им о предстоящем мероприятии. Если для проведения конкретной дискуссии или принятия конструктивных решений необходимо, чтобы участники ознакомились с какими-либо письменными материалами, следует раздать их заблаговременно.
По закону собрание должно собираться не реже 1 раза в год, в срок не позднее 60 дней после окончания финансового года. На практике же периодичность собраний зависит от многих факторов. только помнить, что на общих собраниях, когда в одном зале присутствуют несколько десятков человек, вырабатывать серьезные решения по бесчисленному множеству текущих вопросов невозможно, да и не нужно. В основном на собрании должны приниматься решения по общим стратегическим вопросам или по тем, которые закон относит к его исключительной компетенции, например:
• внесение изменений и дополнений в устав товарищества • реорганизация или ликвидация товарищества • отчуждение, передача в аренду или в залог общего имущества • приобретение, строительство, реконструкция и т.п. недвижимого имущества в кондоминиуме; • получение кредитов и других заемных средств; • определение направлений использования дохода от хозяйственной деятельности товарищества; • установление размеров обязательных платежей и взносов членов товарищества, принятие правил проживания в ТСЖ, определение размера вознаграждения членам правления, оплаты труда должностных лиц и т.п.
Определение повестки дня собрания
Прежде, чем приступить к составлению повестки дня, полезно обсудить задачи и цели собрания и решить основной вопрос, а именно: чего вы собираетесь добиться в результате проведения собрания? Что, с вашей точки зрения, должно быть самым важным на собрании? Например, внесение исправлений в бюджет организации, привлечение новых людей к работе в только что созданном комитете или начало дискуссии относительно внесения поправок в правила проживания с целью устранения конфликтных ситуаций. В случае необходимости принятия нескольких решений, полезно бывает выносить их на обсуждение собрания в таком порядке, который будет содействовать наилучшему проведению собрания. Тут можно соблюдать следующие правила:
решения по простым вопросам принимаются прежде всего - это помогает людям включиться в работу; трудные решения по спорным вопросам - решения, требующие длительных дискуссий и затрат энергии, принимаются сразу после решений по простым вопросам, пока люди еще не устали; решения средней трудности по не спорным вопросам - важные решения, по которым имеется общая точка зрения, должны приниматься в последнюю очередь. Энергия участников собрания уже на исходе, и, при возможности, полезно заканчивать собрания на позитивной ноте.
Обязательно отводите определенное время на рассмотрение каждого пункта повестки дня. Регламент позволяет вам держать ход собрания под контролем, так чтобы вы могли вовремя закончить его. Все ценят свое время, и вы обеспечите более эффективное участие и помощь других, если не будете позволять собраниям затягиваться до бесконечности.
После того, как повестка дня подготовлена, следует обязательно назначить ответственных за представление каждого пункта повестки.
Образец повестки дня:
19:00 1. Доклад председателя инициативной группы собственников __________________ ________________________ о выборе способа управления кондоминиумом и об организации в доме товарищества собственников жилья.
19:20 2. Обсуждение вопроса о техническом состоянии дома.
19:40 3. Рассмотрение вопроса об определении и распределении долей участия всех домовладельцев.
19:50 4. Рассмотрение Устава.
20:20 5. Утверждение названия Товарищества собственников жилья (ТСЖ).
20:25 6. Избрание Правления ТСЖ.
20:45 7. Утверждение Ревизора ТСЖ (ревизионной комиссии).
20:55 8. Оценка и закрытие собрания.
Все участники собрания должны выполнять какую-либо миссию, для того чтобы собрание прошло успешно. Организаторы собрания предварительно переговаривают (устно или письменно) с каждым. Ниже приводятся некоторые рекомендации, которые следует соблюдать организаторам собраний. Распределение ролей на собрании. Председатель собрания играет роль ведущего:
• Держит во внимании цели собрания и жилищного товарищества, их объединений.
• Направляет собрание на обсуждение вопросов повестки дня.
• Привлекает всех присутствующих к участию в собрании, контролируя поведение людей, склонных к тому, чтобы доминировать, а также ободряя более застенчивых людей.
• Поддерживает конструктивную обстановку и демократичность в принятии решений.
Ведение протокола
Следует вести протокол собрания. Обычно этим занимается секретарь. В протоколе бывают отражены основные идеи, высказанные участниками, результаты голосования, сформулированы принятые решения.
Ответственный за соблюдение регламента следит за часами и предупреждает председателя или выступающего о том, что заканчивается время, отведенное на обсуждение того или иного вопроса. Предупреждение означает не приказ выступающему немедленно прекратить выступление и замолчать, а просьбу как можно скорее закончить свою мысль.
Несколько рекомендаций по ведению собрания
1.Начинайте собрание пунктуально. Если вы хотите, чтобы люди приходили на собрание вовремя, начинайте вовремя собрание, даже если к моменту начала собрания присутствует только 51% участников. Когда люди опаздывают на собрание и видят, что оно уже началось, в следующий раз они будут пунктуальнее. Поощряйте тех, кто пришел вовремя, не заставляя их ждать, пока соберутся другие.
2.Приветствуйте всех пришедших на собрание и представляйте их друг другу. С самого начала задавайте дружеский и доброжелательный тон. Покажите, что вы высоко цените участие людей в собрании. Если кто-либо из присутствующих не знаком со всеми другими, пусть все представятся друг другу.
3.Повестка дня собрания в соответствии с Федеральным законом утверждается правлением заранее. Тем не менее, если кто-то хочет внести предложение по поводу следующего собрания, то спросите у присутствующих, какие есть предложения по составлению будущей повестки дня собрания или дополнения к ней, важно заручиться согласием людей относительно того, что будет обсуждаться на следующем собрании. После того, как будут предложены изменения и дополнения, предложите утвердить повестку дня следующего собрания или предложите вынести ее для обсуждения правления товарищества.
4. Разъясните участникам собрания процедуру и правила проведения собрания. Если это первое собрание, остановитесь на элементарных правилах и процедурных вопросах. Хорошо, если эти правила будут сформулированы, отпечатаны и розданы членам товарищества заранее.
5. Избегайте принятия решений, требующих выяснения многих подробностей. Некоторые вопросы требуют для своего решения выяснения множества мелких подробностей и деталей. Решение таких вопросов не следует возлагать на общее собрание. Предложите передать рассмотрение данного вопроса в соответствующий комитет или комиссию.
6. Добивайтесь обязательств. Принятие людьми каких-либо обязательств или их добровольное участие в работе комитетов и комиссий - важный момент включения жителей в деятельность товарищества. Не пожалейте времени на то, чтобы записывать имена людей и поручения комитетам и комиссиям, в которых они согласились участвовать.
7. Подводите итог обсуждений. Люди обсуждают вопросы намного дольше, чем необходимо. Председатель помогает людям заметить, что они начинают повторяться, или что уже имеется общее согласие, продвигает обсуждение, спрашивая, готовы ли участники голосовать по данному вопросу.
8. Будьте гибкими. Время от времени, возникают вопросы и проблемы, которые являются настолько важными, что вам придется изменить повестку дня, чтобы обсудить эти вопросы, прежде чем вернуться к установленной повестке дня. Вы можете предложить пятиминутный перерыв, собрать членов правления, чтобы посовещаться, прежде чем решить, как продолжать собрание. Будьте готовы рекомендовать альтернативную повестку дня, снимая или откладывая отдельные пункты в случае необходимости.
9. Подведите итоги собрания и перечислите вытекающие из них задачи. Зафиксируйте достигнутое согласие по тем или иным пунктам повестки дня, подчеркните то, кто именно и чем будет заниматься.
10. Поблагодарите участников. Найдите время для того, чтобы поблагодарить каждого, кто участвовал в организации и проведении собрания, особенно выполнявших формальные обязанности, и тех, кто помог подготовить материалы, помещение. Напомните всем о дате проведения следующего собрания. Как видим, повысить эффективность собраний можно в основном за счет организационных мер, повышения информированности участников, умелого ведения собрания, предварительной проработки всех вопросов. Очень важно, чтобы люди приходили на собрание, имея определенный уровень подготовки к нему, позитивный настрой, желание пообщаться.
Заочная форма проведения собрания или заочное голосование
Мы живем в одном доме, объединены общими заботами. Но, безусловно, у каждого из нас есть своя личная жизнь, свои планы, свой распорядок дня. И часто бывает сложно достичь согласия о времени и месте проведения собрания. «Кворум» становится постоянной проблемой в ТСЖ. Многие текущие решения, даже самые пустяковые, могут подвергаться сомнению. Если же в уставе ТСЖ закрепить норму о том, что при отсутствии кворума на собрании, организаторы собрания или члены ТСЖ, пришедшие на собрание, могут принять решение не только о переносе собрания на новый срок, но и о проведении письменного (заочного) голосования, многие организационные проблемы отпадут. Хотя появятся новые, требующие определенных усилий: определить письменно свое мнение по выносимым на собрание вопросам должны иметь возможность 100% членов ТСЖ или домовладельцев (если это общее собрание домовладельцев), определить срок подведения итогов заочного голосования, подготовить бюллетени для всех домовладельцев, вручить их под расписку или отправить по почте заказным письмом, если домовладелец сразу не готов заполнить бюллетень или оформить свое решение в протоколе, ознакомить домовладельцев с результатом собрания, и, наконец, хранить все эти «бумаги» в делах ТСЖ. Деятельность правления, комитетов и комиссий ТСЖ Общее собрание избирает Правление товарищества. Члены товарищества, таким образом, делегируют Правлению свое право разрабатывать политику управления и развития недвижимого имущества, находящегося в общей собственности, оставляя за общим собранием право решать стратегические вопросы деятельности товарищества.
Правление товарищества принимает на себя бремя текущей работы по управлению кондоминиумом. Оно ведет ежедневную оперативную работу товарищества, управляет его имуществом и денежными средствами. Поэтому очень важно, чтобы в состав Правления были избраны специалисты, практики или профессиональный Управляющий. Члены Правления обязаны действовать в интересах большинства собственников и несут перед ними ответственность за свои действия и решения. Члены Правления выбирают из своего состава Председателя. Если количество членов товарищества невелико (например, до 20-ти собственников), то Правление можно не избирать, его функцию будет исполнять Общее собрание товарищества. Оно же и избирает Председателя правления товарищества. Количественный состав правления товарищества зависит от величины жилого здания и количества членов товарищества. Практика показывает, что в товариществах, где более двадцати собственников, Правление избирается в количестве пяти человек, более пятидесяти человек – в количестве семи человек. В состав Правления могут быть избраны представители муниципалитета, если количество неприватизированной жилой площадисоставляет более 30% от общей площади дома. Членами правления товарищества могут быть избраны представители от каждого подъезда (один человек от каждого подъезда) и тогда количество членов Правления будет равно количеству подъездов в доме. Если в доме есть нежилые помещения в собственности юридических и физических лиц, и они занимают значительную часть площади (больше 20%), то представители данной категории нежилых помещений могут быть избраны в состав Правления. В каждой конкретной ситуации могут быть применены и другие подходы. Например, если нежилые помещения в жилом доме составляют 41% всей площади дома, то по федеральному закону, доля голосов такой категории может быть уменьшена до 30%, а остальная часть - 11% голосов, могут быть распределены между остальными собственниками пропорционально занимаемой площади или отданы Правлению товарищества. Это делается для того, чтобы представители муниципалитета или собственники нежилого помещения не могли заблокировать принятие решений собственниками жилья. Хозяином в доме должно быть товарищество, а не собственники нежилых помещений.
Создание комитетов и комиссий в ТСЖ, активное вовлечение жителей в работу ТСЖ С целью вовлечения наибольшего числа жителей в работу товарищества, создаются комитеты и комиссии, отвечающие за разные направления деятельности. В состав комитетов и комиссий свободно может быть включен любой желающий член товарищества. Каждый комитет и комиссия избирает своего Председателя, который не должен быть членом правления. Комитет или комиссия разрабатывают положение (инструкцию) о своей деятельности, которая утверждается правлением товарищества. Среди возможных комитетов и комиссий можно назвать: • по эксплуатации и ремонту жилого здания и сохранности имущества товарищества; • по финансам; • по социальным программам; • комитет ответственных по подъездам и этажам; • согласительная комиссия.
Такие различные комиссии и комитеты на постоянной или временной основе создаются в помощь Правлению. Они могут оказывать конкретную помощь в решении спорных вопросов между членами товарищества, в проведении выборов, общественных и культурных мероприятий, в учете лиц, имеющих льготы от государства, в разработке бюджета. Товарищества время от времени нуждаются в помощи специалистов в различных областях: юристов, бухгалтеров, аудиторов, строителей и т.д. Их можно пригласить на работу на постоянной основе или на время выполнения конкретных работ. Надзор за деятельностью таких специалистов осуществляет председатель правления, управляющий или председатель соответствующего комитета или комиссии.
Компетенция и порядок формирования правления, комитетов и комиссий, сроки их полномочий и местонахождение определяется товариществом самостоятельно. Это может быть учтено в Уставе, учредительном договоре или в правилах проживания. Необходимо помнить, что не все жители могут принимать участие в работе правления, комитетов и комиссий. Иногда людям не нравится цель деятельности товарищества или то, как оно действует. Они не чувствуют в себе достаточно сил и знаний для работы в Правлении, комитетах и комиссиях. А иногда просто никто никогда и не приглашал их к такой работе. Многие активисты товарищества отталкивают домовладельцев от участия в работе правления, комитетов и комиссий своим чрезмерным энтузиазмом, который заставляет людей опасаться, что у них просто ни на что другое не останется времени.
Некоторые жители делают попытку примкнуть к комитету или комиссии, но быстро из них выходят, так как не чувствуют, что им рады. Очень важно не только привлечь жителей к работе, но и вовлечь их в социальную жизнь товарищества. Тем более, что в переходный к рыночной экономике период, люди порой вовсе не настроены на то, чтобы объединяться, помогая другим. Наоборот, на работе, в учебных заведениях, в СМИ нас убеждают, что мы должны заботиться только о себе. У работающих жителей дома так мало свободного времени, которое они хотели бы посвятить отдыху или своему хобби, что даже удивительно, что так много собственников участвует в общественной жизни товарищества.
Создавайте комитеты и комиссии по решению различных проблем (комитеты и комиссии по работе с пенсионерами, по работе с молодежью и многие другие), привлекайте к работе как можно большее количество жителей. Тем самым Вы создаете условия для принятия коллективных решений, выявляете активных, энергичных и знающих людей среди жителей Вашего дома.
Настоятельно советуем! С самого начала деятельности регулярно и официально информируйте жителей обо всем, что происходит в доме, а главное о том, что сделано товариществом. Каждый месяц информируйте жителей дома о том, какие деньги и куда истрачены - на какие виды работ и по каким тарифам. Информация поступает от обслуживающей Ваш дом организации в виде бюллетеня, который вывешивается в доме или в виде информационного листка раскладывается в каждый почтовый ящик. Каждый собственник получает реальную возможность сравнивать уровень платежей и уровень расходов, но самое главное, что он начинает контролировать эти реальные расходы, а фирма, обслуживающая дом, вынуждена с этим считаться.
Прозрачность структуры расходов дает возможность реально оценить, куда идут собранные средства собственников и муниципальные дотации. Если Вы с самого начала все это будете делать, то создадите не просто товарищество собственников жилья, а союз людей, способный отстаивать все свои интересы! Обращение граждан, приобретших или желающих приобрести квартиру в доме товарищества собственников жилья При обращении граждан, приобретших квартиру в доме ТСЖ, председатель правления должен:
• ознакомить их под роспись с "Памяткой приобретшему квартиру в доме ТСЖ", довести до их сведения правила проживания и внутреннего распорядка; • предоставить для ознакомления устав товарищества; • смету расходов ТСЖ и финансовый отчет за прошедший квартал (год) (бюджет ТСЖ); • расчеты затрат по предоставляемым услугам или нормативные документы, на основании которых установлены ставки и тарифы; • данные о наличии или об отсутствии задолженности по оплате расходов по содержанию квартиры и общего имущества; • сведения о залоге помещений (если они имеются); • сведения о страховании общего имущества (если они имеются); • сведения о предстоящих капитальных затратах, сборах и накоплениях, которые могут возникнуть в связи с этими затратами; • предложить вступить им в члены ТСЖ (заявление о вступлении); • заключить Соглашение о передаче прав по управлению, совместному владению строением и долевому участию в расходах по его содержанию, ремонту и управлению с собственником жилья в случае нежелания его вступить в ТСЖ.
Все вышеперечисленные сведения предоставляются только в присутствии продавца и покупателя.
Делопроизводство, контроль финансово-хозяйственной деятельности ТСЖ Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности. Документирование управленческой деятельности правления осуществляется па основе действующих общегосударственных нормативно-методических материалов. Правление товарищества организует и ведет делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательным актам. Ответственность за организацию делопроизводства в правлении, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается на председателя правления.
В очень большом товариществе может быть много документов. Тогда председатель правления назначает из состава правления ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов, в установленные сроки информирует правление о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление членов правления с нормативными и методическими документами.
Хранение документов ТСЖ
ТСЖ обязано хранить по месту нахождения правления (или в ином доступном для заинтересованных лиц месте) следующие документы: Устав ТСЖ, изменения и дополнения к уставу; Решение о создании ТСЖ; Свидетельство о госрегистрации; Документы, подтверждающие права ТСЖ на имущество, находящееся на его балансе; Документы бухгалтерского учета; Документы финансовой отчетности; Протоколы общих собраний, заседаний правления ТСЖ, ревизионной комиссии; внутренние документы ТСЖ, утвержденные органами управления, заключения ревизионной комиссии, аудитора, государственных и муниципальных органов местного финансового контроля; Годовой финансовый отчет, иные документы, предусмотренные правовыми актами РФ и решениями органов управления ТСЖ
Предоставление информации собственникам.
ТСЖ обеспечивает собственникам доступ к перечисленным выше документам, кроме текущих документов бухгалтерского учета. По требованию собственника ТСЖ обязано предоставить копии документов ТСЖ, выписки из протоколов и другие документы по цене не выше себестоимости изготовления копии.
Бухгалтерский учет и финансовая отчетность ТСЖ Ответственность за организацию, состояние и достоверность бухгалтерского учета, своевременное представление годового отчета, а также сведений, представляемых собственникам, кредиторам, несет правление ТСЖ, его председатель. Достоверность данных в годовом отчете, балансе, счете прибылей и убытков должна быть подтверждена ревизионной комиссией. Товарищество может привлечь аудитора, не связанного имущественными интересами с ТСЖ и его собственниками.
Годовой отчет подлежит предварительному утверждению правлением ТСЖ не позднее чем за 10 дней до годового собрания
Ревизионная комиссия (ревизор)
Избирается общим собранием собственников.
Компетенция ревизионной комиссии определяется законом и уставом.
Порядок деятельности определяется документом, утвержденным общим собранием собственников.
Проверка финансово-хозяйственной деятельности ТСЖ осуществляется:
По итогам за год;
Во всякое время по решению ревизионной комиссии, общего собрания, правления или по требованию собственников, владеющих более 10 % голосов от общего числа голосов. Вправе потребовать созыва внеочередного общего собрания.
Члены ревизионной комиссии не могут входить в правление ТСЖ
Аудитор (гражданин или организация)
Осуществляет проверку финансово-хозяйственной деятельности ТСЖ на основании заключенного с ним договора.
Аудитора утверждает общее собрание, оплата его труда определяется правлением ТСЖ
Заключение ревизора или аудитора
По итогам проверки финансово-хозяйственной деятельности составляется документ, в который включаются:
Подтверждение достоверности данных, содержащихся в отчетных и иных финансовых документах; Информация о нарушениях порядка ведения бухгалтерского учета и
предоставления финансовой отчетности, а также правовых актов РФ и др. Учетная политика ТСЖ, бюджет ТСЖ
С целью приведения в соответствие с Положением по бухгалтерскому учету, а также избежания «нечаянных», т.е. необоснованных налоговых выплат, ТСЖ (правлению ТСЖ) необходимо утвердить учетную политику организации на текущий год. Необходимо определить порядок учета поступления и расходования средств ТСЖ. Например, для основной некоммерческой деятельности.
На счете 96ведется аналитический учет по назначению целевых средств в разрезе источников финансирования:
- сборы с собственников на содержание и ремонт общедолевой собственности (96/1)
- плата за коммунальные услуги предприятиям-поставщикам от потребителей КУ, находящихся в кондоминиуме (96/2)
- вступительные и членские взносы (96/3)
- дотации на текущий и капитальный ремонт (94/4)
- возмещение предоставленных льгот и субсидий из бюджета (96/5)
- поступление средств на целевые программы и т.д.
Основным финансовым документом ТСЖ является годовой бюджет ТСЖ. Другое название бюджета – Смета расходов и доходов ТСЖ на ______ год. Расходная часть сметы состоит из трех основных частей.
Расходы:
- На проведение капитального ремонта (чаще всего выборочного капитального ремонта), запланированного на текущий год; выплаты по кредитам и проценты за пользование таковыми, если ТСЖ для проведения ремонта прошлых лет или в текущем году воспользовалось кредитными ресурсами (взносы в резервный фонд ТСЖ, взносы в фонды взаимного кредитования или в фонд ассоциации ТСЖ, если такие имеются, как, например, фонды накопления средств на проведение будущих ремонтов).
- Другие вложения долгосрочного характера (акции, облигации, инвестиционные договоры, капитальное строительство) для использования накопленного капитала в будущем.
- Расходы на текущее содержание (эксплуатация и управление). Текущее содержание, в том числе, мелкий (текущий) ремонт, в них входят:
- затраты по содержанию и очистке придомовой территории;
- Содержание и уборка коридоров, лестничных площадок, лифтов, обслуживание и осмотры инженерного оборудования и отдельных конструкций, испытание систем отопления, электроснабжения и т.п., оплата электроэнергии за освещение мест общего пользования, стоимость заменяемых лампочек, стоимость других ресурсов, постоянно расходуемых на содержание мест общего пользования (например, вода для мытья подъездов и полива насаждений, электроэнергия, расходуемая при проведении мелких сварочных работ и т.п.)
- Управленческие и административные хозяйственные расходы:
- зарплата членов правления, коменданта (мастера по дому), бухгалтера, кассира;
- услуги связи, почты и т.п.;
- канцелярские расходы;
- аренда оргтехники, либо ее приобретение и ремонт;
- содержание помещения правления (если оно имеется) и т.д.
Сам процесс подготовки проекта бюджета вызывает огромное количество споров среди членов правления (у всех людей свои приоритеты, возможности, проблемы). Жители верхнего и нижнего этажа по разному отнесутся к вопросу, что устранять в первую очередь: протекание воды через крышу или попадание воды в подвал дома, обратить внимание на неэффективно работающую вытяжную вентиляцию (обычно влияет на условия проживания на верхних этажах) или на громко хлопающую и скрипящую входную дверь в подъезд. Разные позиции будут у семей со скромным достатком и семей финансово обеспеченных, по вопросу: содержать в доме консъержку или нет. Вопросы возникают на каждом шагу. Брать кредит или не брать? Создавать резервный фонд или нет? Страховать ли общее имущество? Сколько платить председателю?
Без предварительной проработки вопросов с достаточно широким кругом членов ТСЖ утверждение бюджета обречено на провал. Но вот подготовительная работа проведена и вы определились с основными направлениями будущих работ и необходимых мероприятий на год, учли, казалось бы, все пожелания. Только теперь приступайте к расчету обязательных платежей домовладельцев на содержание и ремонт совместной собственности. Расчет достаточно прост: из проектной (плановой) стоимости намеченных расходов, необходимо вычесть плановые поступления от сдачи в аренду помещений (если они есть), вычесть размер планируемых муниципальных дотаций, вычесть планируемую сумму других возможных регулярных поступлений (например, проценты по депозитному вкладу), оставшуюся после этих арифметических действий сумму разделить на 12 месяцев и разделить на общую площадь помещений в вашем кондоминиуме. В результате у вас получилась цифра, определяющая размер обязательных ежемесячных платежей на содержание и ремонт общего имущества, приходящаяся на один квадратный метр общей площади помещений в вашем кондоминиуме. Теперь умножьте эту цифру на общую площадь вашей квартиры, а полученный результат покажите супругу или супруге. И если в ответ на ваши слова: «Вот столько рублей нам придется платить за жилье в месяц», супруга (супруг) не ахнут, считайте, что проект бюджета добросовестно проработан.
При подготовке собрания по утверждению Бюджета необходимо просчитать, на сколько изменяется размер обязательных платежей в случае включения в планы на год дополнительных работ или исключение уже намеченных. Вам легче будет реагировать на многочисленные (чаще всего так и бывает) предложения. И только теперь вы можете начинать собрание.
Работа по договорам, особенности договорных отношений
О договорах
Огромное значение для успешной деятельности ТСЖ имеет процесс заключения договоров на выполнение работ и оказание услуг для собственников в вашем доме. Формы заключенных договоров могут повлиять на весь ваш бухгалтерский учет и привести либо к излишним затратам средств, либо к их экономии. Формулировки договоров, на первый взгляд малозначительные, могут превратить вас из равноправного участника договора в бесправного просителя, а также могут втянуть в длительные судебные разбирательства.
Закон «О товариществах собственников жилья» обязывает ТСЖ эффективно управлять общим имуществом в кондоминиуме, обеспечивая условия пользования своей долей собственности всем домовладельцем (не больше и не меньше этого). Наделяет ТСЖ правами, такими же, как и муниципальные службы заказчика. И вот некоторые предприятия-поставщики коммунальных услуг, дождавшись регистрации ТСЖ, радостно потирают руки и направляют в адрес правления ТСЖ договоры на свои услуги для ТСЖ, точно такие, как для коммерческих предприятий. В договорах со всем пылом расписываются обязанности и ответственность ТСЖ. Стоп! Здесь следует остановиться.
Первое: ТСЖ – не предприятие, хотя и юридическое лицо, а объединение граждан-собственников помещений в кондоминиуме. Поэтому типовые договоры, рассчитанные на промышленные предприятия, не могут применяться к ТСЖ.
Второе: договоры на коммунальные услуги, потребляемые жильцами дома (кондоминиума), управляемого ТСЖ, должны содержать условия, как и для прочего населения.
Третье: ТСЖ, участвуя в расчетах между жильцами и коммунальными предприятиями, оказывает услугу последним, и поэтому может включить в договор пункт об оплате этой услуги.
Четвертое: категорически не советуем оставлять в текстах договоров отсылки к всевозможным ведомственным «нормам» и «правилам». Все должно быть расписано в самом договоре или, в крайнем случае, «нормы» и «правила» могут стать приложением к договору.
Пятое: ТСЖ – заказчик услуг, действующий от имени жильцов. Исполнитель обязан подписывать акт о выполнении им своих обязательств, но никак не представитель ТСЖ должен бегать и уговаривать исполнителя подписать акт о невыполнении или ненадлежащем исполнении условий договора исполнителем. Шестое: если органы власти не приняли решение об ответственности поставщиков жилищно-коммунальных услуг перед населением за нарушение качества услуг и о применении экономических санкций по отношению к ним, Вам придется самим настаивать на внесении такого пункта в условия договора.
И еще раз о договорах.
Одним из важнейших направлений деятельности ТСЖ является обеспечение собственников (домовладельцев) возможностью получения качественных коммунальных услуг в объеме, предусмотренном проектными возможностями Дома-кондоминиума.
В процессе этой работы возникает необходимость заключения договоров с организациями-поставщиками электро- и теплоэнергии, обеспечивающими жилье водоснабжением, водоотведением, газоснабжением и т.д. И очень часто отношение к жильцам вашего дома зависит от того насколько серьезно ТСЖ или управляющая компания отнеслись к заключению договоров на оказание услуг и поставку ресурсов жителям кондоминиума.
Обращаем ваше внимание, что в содержании и ремонте общей собственности заинтересован домовладелец, а в получении «коммунальных услуг» житель (потребитель). Домовладелец и житель (потребитель) не всегда одно и тоже лицо. Например, муниципальные квартиры, в которых проживают граждане по договору найма.
Поэтому при заключении договоров ТСЖ необходимо определиться, кем же ТСЖ является по отношению к потребителям услуг и ресурсов: 1) перепродавцом, покупающим у предприятий ресурсы на весь дом и продающим их отдельным потребителям; 2) представителем потребителей, заключающим договор от их имени; 3) или представителем ресурсоснабжающих организаций, обеспечивающим сбор платы за потребленные ресурсы и оказанные услуги. От выбора вашей позиции зависит и форма договора, и источник покрытия издержек по реализации договора, и бухгалтерский учет, и необходимость получения различных разрешительных документов.
Предприятия-поставщики ресурсов (коммунальных услуг) чаще всего являются локальными монополистами, на этих предприятиях работают профессионалы и начинают защищать интересы своего предприятия еще на стадии заключения договоров. Они за время своей деятельности уяснили, как в договорах исключить свою ответственность в будущем, например: Предприятие вносит в договор пункт о том, что оно не несет ответственность перед потребителем в случае, если невыполнение им взятых на себя обязательств возникло по причинам, указанным в пунктах «x», «у», «z» и т.п. каких-нибудь внутренних правил отрасли, в которой специализируется предприятие. На Ваш вопрос отвечают, что в этих пунктах перечислены непредвиденные обстоятельства и уговаривают подписать договор. А в этих пунктах может быть все, что угодно: аварии на объектах предприятия, в том числе по вине самого предприятия, перебои в электроснабжении предприятия из-за неоплаты потребленной электроэнергии самим же предприятием и т.п. Поэтому предлагаем требовать, чтобы в договоре были расшифрованы все пункты, или все документы, на которые есть ссылки в тексте договора, были приложениями к договору и являлись его неотъемлемой частью.
Теперь еще один маленький аспект в договоре. Мы получали «коммунальную услугу» и ее оплачиваем, или мы платим за «коммунальную услугу» и нам ее предоставляют. Что правильней? И вопрос не в том, что происходит раньше, оплата за «услугу» или ее предоставление, а в том, кому придется доказывать факт получения качественной «услуги». Обычно предприятия в текстах договоров предлагают примерно такие формулировки, отточенные временем: «Непредоставление или некачественное предоставление услуги оформляется двухсторонним актом, и на основании акта предприятие производит перерасчет платы за услугу». Безобидная фраза, не так ли? Но если Вы подписали договор с такой формулировкой, то вам и «бегать» по кабинетам предприятия доказывая, что жильцы вашего дома получили не совсем то, за что платили, или совсем не то, или совсем не получили.
Предлагаем добиваться в договоре записи другой столь же любезной фразы, ну, например: «Оплата за поставленную «услугу» производится по предъявлению счета, выписанного предприятием на основании подписанного двухстороннего акта о получении «услуги». И все меняется, Вы становитесь уважаемым Потребителем, а не назойливым просителем. И последнее, советуем очень осторожно относиться к «типовым», оформленным типографским способом договорам. В них обычно демонстрируется отношение к Вам, как к родному, т.е. учтены все Ваши обязанности и ответственность, а все права предусмотрены для другой стороны договора.
Вы и Ваши соседи-домовладельцы – взрослые, самостоятельные и ответственные люди, приняли решение самостоятельно содержать и эксплуатировать, сохранять и преумножать свою собственность (создать товарищество собственников жилья). Но для этого правлению Вашего ТСЖ и его председателю надо разбираться во многих вопросах. Примерную программу подготовки председателей правлений ТСЖ и управляющих кондоминиумами мы публикуем в настоящем пособии.
Есть три основных, на наш взгляд, аспекта жизнедеятельности ТСЖ, которые существенно могут повлиять на обстановку в Вашем доме. Это – отношения внутри ТСЖ, отношения с государством и органами местного самоуправления, и отношения с «подрядчиками»-предприятиями, выполняющими для Вашего дома работу по договорам и предоставляющим жильцам дома коммунальные услуги.
Очередное собрание.
Основным способом вовлечения жителей в жизнь товарищества является участие в общих собраниях. Именно общее собрание является тем механизмом, который позволяет учесть интересы и мнения большинства жителей в текущей работе исполнительного органа товарищества. Поэтому важно, чтобы собрания проводились регулярно, и были необходимы жителям. Напомним некоторые правила проведения собраний:
Всегда начинайте и заканчивайте вовремя.
Не позже, чем за 10 дней до проведения собрания, вывешивайте объявления о его проведении в подъезде и помимо этого распространяйте эти объявления напрямую всем участникам через почтовые ящики. Сверьтесь с Уставом своей организации относительно требований к срокам оповещения, поскольку они могут быть разными для разных видов собраний.
Вывешивайте в подъезде и раздавайте участникам повестку дня предстоящего собрания, чтобы люди знали, чего следует ожидать от обсуждения на собрании. Следует заранее раздавать участникам протокол предыдущего собрания, иначе на прочтение его на собрании уйдет много времени. Для улучшения явки на собрание следует за день-два обзвонить участников и напомнить им о предстоящем мероприятии. Если для проведения конкретной дискуссии или принятия конструктивных решений необходимо, чтобы участники ознакомились с какими-либо письменными материалами, следует раздать их заблаговременно.
По закону собрание должно собираться не реже 1 раза в год, в срок не позднее 60 дней после окончания финансового года. На практике же периодичность собраний зависит от многих факторов. только помнить, что на общих собраниях, когда в одном зале присутствуют несколько десятков человек, вырабатывать серьезные решения по бесчисленному множеству текущих вопросов невозможно, да и не нужно. В основном на собрании должны приниматься решения по общим стратегическим вопросам или по тем, которые закон относит к его исключительной компетенции, например:
• внесение изменений и дополнений в устав товарищества • реорганизация или ликвидация товарищества • отчуждение, передача в аренду или в залог общего имущества • приобретение, строительство, реконструкция и т.п. недвижимого имущества в кондоминиуме; • получение кредитов и других заемных средств; • определение направлений использования дохода от хозяйственной деятельности товарищества; • установление размеров обязательных платежей и взносов членов товарищества, принятие правил проживания в ТСЖ, определение размера вознаграждения членам правления, оплаты труда должностных лиц и т.п.
Определение повестки дня собрания
Прежде, чем приступить к составлению повестки дня, полезно обсудить задачи и цели собрания и решить основной вопрос, а именно: чего вы собираетесь добиться в результате проведения собрания? Что, с вашей точки зрения, должно быть самым важным на собрании? Например, внесение исправлений в бюджет организации, привлечение новых людей к работе в только что созданном комитете или начало дискуссии относительно внесения поправок в правила проживания с целью устранения конфликтных ситуаций. В случае необходимости принятия нескольких решений, полезно бывает выносить их на обсуждение собрания в таком порядке, который будет содействовать наилучшему проведению собрания. Тут можно соблюдать следующие правила:
решения по простым вопросам принимаются прежде всего - это помогает людям включиться в работу; трудные решения по спорным вопросам - решения, требующие длительных дискуссий и затрат энергии, принимаются сразу после решений по простым вопросам, пока люди еще не устали; решения средней трудности по не спорным вопросам - важные решения, по которым имеется общая точка зрения, должны приниматься в последнюю очередь. Энергия участников собрания уже на исходе, и, при возможности, полезно заканчивать собрания на позитивной ноте.
Обязательно отводите определенное время на рассмотрение каждого пункта повестки дня. Регламент позволяет вам держать ход собрания под контролем, так чтобы вы могли вовремя закончить его. Все ценят свое время, и вы обеспечите более эффективное участие и помощь других, если не будете позволять собраниям затягиваться до бесконечности.
После того, как повестка дня подготовлена, следует обязательно назначить ответственных за представление каждого пункта повестки.
Образец повестки дня:
19:00 1. Доклад председателя инициативной группы собственников __________________ ________________________ о выборе способа управления кондоминиумом и об организации в доме товарищества собственников жилья.
19:20 2. Обсуждение вопроса о техническом состоянии дома.
19:40 3. Рассмотрение вопроса об определении и распределении долей участия всех домовладельцев.
19:50 4. Рассмотрение Устава.
20:20 5. Утверждение названия Товарищества собственников жилья (ТСЖ).
20:25 6. Избрание Правления ТСЖ.
20:45 7. Утверждение Ревизора ТСЖ (ревизионной комиссии).
20:55 8. Оценка и закрытие собрания.
Проведение собрания
Все участники собрания должны выполнять какую-либо миссию, для того чтобы собрание прошло успешно. Организаторы собрания предварительно переговаривают (устно или письменно) с каждым. Ниже приводятся некоторые рекомендации, которые следует соблюдать организаторам собраний. Распределение ролей на собрании. Председатель собрания играет роль ведущего:
• Держит во внимании цели собрания и жилищного товарищества, их объединений.
• Направляет собрание на обсуждение вопросов повестки дня.
• Привлекает всех присутствующих к участию в собрании, контролируя поведение людей, склонных к тому, чтобы доминировать, а также ободряя более застенчивых людей.
• Поддерживает конструктивную обстановку и демократичность в принятии решений.
Ведение протокола
Следует вести протокол собрания. Обычно этим занимается секретарь. В протоколе бывают отражены основные идеи, высказанные участниками, результаты голосования, сформулированы принятые решения.
Ответственный за соблюдение регламента следит за часами и предупреждает председателя или выступающего о том, что заканчивается время, отведенное на обсуждение того или иного вопроса. Предупреждение означает не приказ выступающему немедленно прекратить выступление и замолчать, а просьбу как можно скорее закончить свою мысль.
Несколько рекомендаций по ведению собрания
1.Начинайте собрание пунктуально. Если вы хотите, чтобы люди приходили на собрание вовремя, начинайте вовремя собрание, даже если к моменту начала собрания присутствует только 51% участников. Когда люди опаздывают на собрание и видят, что оно уже началось, в следующий раз они будут пунктуальнее. Поощряйте тех, кто пришел вовремя, не заставляя их ждать, пока соберутся другие.
2.Приветствуйте всех пришедших на собрание и представляйте их друг другу. С самого начала задавайте дружеский и доброжелательный тон. Покажите, что вы высоко цените участие людей в собрании. Если кто-либо из присутствующих не знаком со всеми другими, пусть все представятся друг другу.
3.Повестка дня собрания в соответствии с Федеральным законом утверждается правлением заранее. Тем не менее, если кто-то хочет внести предложение по поводу следующего собрания, то спросите у присутствующих, какие есть предложения по составлению будущей повестки дня собрания или дополнения к ней, важно заручиться согласием людей относительно того, что будет обсуждаться на следующем собрании. После того, как будут предложены изменения и дополнения, предложите утвердить повестку дня следующего собрания или предложите вынести ее для обсуждения правления товарищества.
4. Разъясните участникам собрания процедуру и правила проведения собрания. Если это первое собрание, остановитесь на элементарных правилах и процедурных вопросах. Хорошо, если эти правила будут сформулированы, отпечатаны и розданы членам товарищества заранее.
5. Избегайте принятия решений, требующих выяснения многих подробностей. Некоторые вопросы требуют для своего решения выяснения множества мелких подробностей и деталей. Решение таких вопросов не следует возлагать на общее собрание. Предложите передать рассмотрение данного вопроса в соответствующий комитет или комиссию.
6. Добивайтесь обязательств. Принятие людьми каких-либо обязательств или их добровольное участие в работе комитетов и комиссий - важный момент включения жителей в деятельность товарищества. Не пожалейте времени на то, чтобы записывать имена людей и поручения комитетам и комиссиям, в которых они согласились участвовать.
7. Подводите итог обсуждений. Люди обсуждают вопросы намного дольше, чем необходимо. Председатель помогает людям заметить, что они начинают повторяться, или что уже имеется общее согласие, продвигает обсуждение, спрашивая, готовы ли участники голосовать по данному вопросу.
8. Будьте гибкими. Время от времени, возникают вопросы и проблемы, которые являются настолько важными, что вам придется изменить повестку дня, чтобы обсудить эти вопросы, прежде чем вернуться к установленной повестке дня. Вы можете предложить пятиминутный перерыв, собрать членов правления, чтобы посовещаться, прежде чем решить, как продолжать собрание. Будьте готовы рекомендовать альтернативную повестку дня, снимая или откладывая отдельные пункты в случае необходимости.
9. Подведите итоги собрания и перечислите вытекающие из них задачи. Зафиксируйте достигнутое согласие по тем или иным пунктам повестки дня, подчеркните то, кто именно и чем будет заниматься.
10. Поблагодарите участников. Найдите время для того, чтобы поблагодарить каждого, кто участвовал в организации и проведении собрания, особенно выполнявших формальные обязанности, и тех, кто помог подготовить материалы, помещение. Напомните всем о дате проведения следующего собрания. Как видим, повысить эффективность собраний можно в основном за счет организационных мер, повышения информированности участников, умелого ведения собрания, предварительной проработки всех вопросов. Очень важно, чтобы люди приходили на собрание, имея определенный уровень подготовки к нему, позитивный настрой, желание пообщаться.
Заочная форма проведения собрания или заочное голосование
Мы живем в одном доме, объединены общими заботами. Но, безусловно, у каждого из нас есть своя личная жизнь, свои планы, свой распорядок дня. И часто бывает сложно достичь согласия о времени и месте проведения собрания. «Кворум» становится постоянной проблемой в ТСЖ. Многие текущие решения, даже самые пустяковые, могут подвергаться сомнению. Если же в уставе ТСЖ закрепить норму о том, что при отсутствии кворума на собрании, организаторы собрания или члены ТСЖ, пришедшие на собрание, могут принять решение не только о переносе собрания на новый срок, но и о проведении письменного (заочного) голосования, многие организационные проблемы отпадут. Хотя появятся новые, требующие определенных усилий: определить письменно свое мнение по выносимым на собрание вопросам должны иметь возможность 100% членов ТСЖ или домовладельцев (если это общее собрание домовладельцев), определить срок подведения итогов заочного голосования, подготовить бюллетени для всех домовладельцев, вручить их под расписку или отправить по почте заказным письмом, если домовладелец сразу не готов заполнить бюллетень или оформить свое решение в протоколе, ознакомить домовладельцев с результатом собрания, и, наконец, хранить все эти «бумаги» в делах ТСЖ. Деятельность правления, комитетов и комиссий ТСЖ Общее собрание избирает Правление товарищества. Члены товарищества, таким образом, делегируют Правлению свое право разрабатывать политику управления и развития недвижимого имущества, находящегося в общей собственности, оставляя за общим собранием право решать стратегические вопросы деятельности товарищества.
Правление товарищества принимает на себя бремя текущей работы по управлению кондоминиумом. Оно ведет ежедневную оперативную работу товарищества, управляет его имуществом и денежными средствами. Поэтому очень важно, чтобы в состав Правления были избраны специалисты, практики или профессиональный Управляющий. Члены Правления обязаны действовать в интересах большинства собственников и несут перед ними ответственность за свои действия и решения. Члены Правления выбирают из своего состава Председателя. Если количество членов товарищества невелико (например, до 20-ти собственников), то Правление можно не избирать, его функцию будет исполнять Общее собрание товарищества. Оно же и избирает Председателя правления товарищества. Количественный состав правления товарищества зависит от величины жилого здания и количества членов товарищества. Практика показывает, что в товариществах, где более двадцати собственников, Правление избирается в количестве пяти человек, более пятидесяти человек – в количестве семи человек. В состав Правления могут быть избраны представители муниципалитета, если количество неприватизированной жилой площадисоставляет более 30% от общей площади дома. Членами правления товарищества могут быть избраны представители от каждого подъезда (один человек от каждого подъезда) и тогда количество членов Правления будет равно количеству подъездов в доме. Если в доме есть нежилые помещения в собственности юридических и физических лиц, и они занимают значительную часть площади (больше 20%), то представители данной категории нежилых помещений могут быть избраны в состав Правления. В каждой конкретной ситуации могут быть применены и другие подходы. Например, если нежилые помещения в жилом доме составляют 41% всей площади дома, то по федеральному закону, доля голосов такой категории может быть уменьшена до 30%, а остальная часть - 11% голосов, могут быть распределены между остальными собственниками пропорционально занимаемой площади или отданы Правлению товарищества. Это делается для того, чтобы представители муниципалитета или собственники нежилого помещения не могли заблокировать принятие решений собственниками жилья. Хозяином в доме должно быть товарищество, а не собственники нежилых помещений.
Создание комитетов и комиссий в ТСЖ, активное вовлечение жителей в работу ТСЖ С целью вовлечения наибольшего числа жителей в работу товарищества, создаются комитеты и комиссии, отвечающие за разные направления деятельности. В состав комитетов и комиссий свободно может быть включен любой желающий член товарищества. Каждый комитет и комиссия избирает своего Председателя, который не должен быть членом правления. Комитет или комиссия разрабатывают положение (инструкцию) о своей деятельности, которая утверждается правлением товарищества. Среди возможных комитетов и комиссий можно назвать: • по эксплуатации и ремонту жилого здания и сохранности имущества товарищества; • по финансам; • по социальным программам; • комитет ответственных по подъездам и этажам; • согласительная комиссия.
Такие различные комиссии и комитеты на постоянной или временной основе создаются в помощь Правлению. Они могут оказывать конкретную помощь в решении спорных вопросов между членами товарищества, в проведении выборов, общественных и культурных мероприятий, в учете лиц, имеющих льготы от государства, в разработке бюджета. Товарищества время от времени нуждаются в помощи специалистов в различных областях: юристов, бухгалтеров, аудиторов, строителей и т.д. Их можно пригласить на работу на постоянной основе или на время выполнения конкретных работ. Надзор за деятельностью таких специалистов осуществляет председатель правления, управляющий или председатель соответствующего комитета или комиссии.
Компетенция и порядок формирования правления, комитетов и комиссий, сроки их полномочий и местонахождение определяется товариществом самостоятельно. Это может быть учтено в Уставе, учредительном договоре или в правилах проживания. Необходимо помнить, что не все жители могут принимать участие в работе правления, комитетов и комиссий. Иногда людям не нравится цель деятельности товарищества или то, как оно действует. Они не чувствуют в себе достаточно сил и знаний для работы в Правлении, комитетах и комиссиях. А иногда просто никто никогда и не приглашал их к такой работе. Многие активисты товарищества отталкивают домовладельцев от участия в работе правления, комитетов и комиссий своим чрезмерным энтузиазмом, который заставляет людей опасаться, что у них просто ни на что другое не останется времени.
Некоторые жители делают попытку примкнуть к комитету или комиссии, но быстро из них выходят, так как не чувствуют, что им рады. Очень важно не только привлечь жителей к работе, но и вовлечь их в социальную жизнь товарищества. Тем более, что в переходный к рыночной экономике период, люди порой вовсе не настроены на то, чтобы объединяться, помогая другим. Наоборот, на работе, в учебных заведениях, в СМИ нас убеждают, что мы должны заботиться только о себе. У работающих жителей дома так мало свободного времени, которое они хотели бы посвятить отдыху или своему хобби, что даже удивительно, что так много собственников участвует в общественной жизни товарищества.
Создавайте комитеты и комиссии по решению различных проблем (комитеты и комиссии по работе с пенсионерами, по работе с молодежью и многие другие), привлекайте к работе как можно большее количество жителей. Тем самым Вы создаете условия для принятия коллективных решений, выявляете активных, энергичных и знающих людей среди жителей Вашего дома.
Настоятельно советуем! С самого начала деятельности регулярно и официально информируйте жителей обо всем, что происходит в доме, а главное о том, что сделано товариществом. Каждый месяц информируйте жителей дома о том, какие деньги и куда истрачены - на какие виды работ и по каким тарифам. Информация поступает от обслуживающей Ваш дом организации в виде бюллетеня, который вывешивается в доме или в виде информационного листка раскладывается в каждый почтовый ящик. Каждый собственник получает реальную возможность сравнивать уровень платежей и уровень расходов, но самое главное, что он начинает контролировать эти реальные расходы, а фирма, обслуживающая дом, вынуждена с этим считаться.
Прозрачность структуры расходов дает возможность реально оценить, куда идут собранные средства собственников и муниципальные дотации. Если Вы с самого начала все это будете делать, то создадите не просто товарищество собственников жилья, а союз людей, способный отстаивать все свои интересы! Обращение граждан, приобретших или желающих приобрести квартиру в доме товарищества собственников жилья При обращении граждан, приобретших квартиру в доме ТСЖ, председатель правления должен:
• ознакомить их под роспись с "Памяткой приобретшему квартиру в доме ТСЖ", довести до их сведения правила проживания и внутреннего распорядка; • предоставить для ознакомления устав товарищества; • смету расходов ТСЖ и финансовый отчет за прошедший квартал (год) (бюджет ТСЖ); • расчеты затрат по предоставляемым услугам или нормативные документы, на основании которых установлены ставки и тарифы; • данные о наличии или об отсутствии задолженности по оплате расходов по содержанию квартиры и общего имущества; • сведения о залоге помещений (если они имеются); • сведения о страховании общего имущества (если они имеются); • сведения о предстоящих капитальных затратах, сборах и накоплениях, которые могут возникнуть в связи с этими затратами; • предложить вступить им в члены ТСЖ (заявление о вступлении); • заключить Соглашение о передаче прав по управлению, совместному владению строением и долевому участию в расходах по его содержанию, ремонту и управлению с собственником жилья в случае нежелания его вступить в ТСЖ.
Все вышеперечисленные сведения предоставляются только в присутствии продавца и покупателя.
Делопроизводство, контроль финансово-хозяйственной деятельности ТСЖ Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности. Документирование управленческой деятельности правления осуществляется па основе действующих общегосударственных нормативно-методических материалов. Правление товарищества организует и ведет делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательным актам. Ответственность за организацию делопроизводства в правлении, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается на председателя правления.
В очень большом товариществе может быть много документов. Тогда председатель правления назначает из состава правления ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов, в установленные сроки информирует правление о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление членов правления с нормативными и методическими документами.
Хранение документов ТСЖ
ТСЖ обязано хранить по месту нахождения правления (или в ином доступном для заинтересованных лиц месте) следующие документы: Устав ТСЖ, изменения и дополнения к уставу; Решение о создании ТСЖ; Свидетельство о госрегистрации; Документы, подтверждающие права ТСЖ на имущество, находящееся на его балансе; Документы бухгалтерского учета; Документы финансовой отчетности; Протоколы общих собраний, заседаний правления ТСЖ, ревизионной комиссии; внутренние документы ТСЖ, утвержденные органами управления, заключения ревизионной комиссии, аудитора, государственных и муниципальных органов местного финансового контроля; Годовой финансовый отчет, иные документы, предусмотренные правовыми актами РФ и решениями органов управления ТСЖ
Предоставление информации собственникам.
ТСЖ обеспечивает собственникам доступ к перечисленным выше документам, кроме текущих документов бухгалтерского учета. По требованию собственника ТСЖ обязано предоставить копии документов ТСЖ, выписки из протоколов и другие документы по цене не выше себестоимости изготовления копии.
Бухгалтерский учет и финансовая отчетность ТСЖ Ответственность за организацию, состояние и достоверность бухгалтерского учета, своевременное представление годового отчета, а также сведений, представляемых собственникам, кредиторам, несет правление ТСЖ, его председатель. Достоверность данных в годовом отчете, балансе, счете прибылей и убытков должна быть подтверждена ревизионной комиссией. Товарищество может привлечь аудитора, не связанного имущественными интересами с ТСЖ и его собственниками.
Годовой отчет подлежит предварительному утверждению правлением ТСЖ не позднее чем за 10 дней до годового собрания
Ревизионная комиссия (ревизор)
Избирается общим собранием собственников.
Компетенция ревизионной комиссии определяется законом и уставом.
Порядок деятельности определяется документом, утвержденным общим собранием собственников.
Проверка финансово-хозяйственной деятельности ТСЖ осуществляется:
По итогам за год;
Во всякое время по решению ревизионной комиссии, общего собрания, правления или по требованию собственников, владеющих более 10 % голосов от общего числа голосов. Вправе потребовать созыва внеочередного общего собрания.
Члены ревизионной комиссии не могут входить в правление ТСЖ
Аудитор (гражданин или организация)
Осуществляет проверку финансово-хозяйственной деятельности ТСЖ на основании заключенного с ним договора.
Аудитора утверждает общее собрание, оплата его труда определяется правлением ТСЖ
Заключение ревизора или аудитора
По итогам проверки финансово-хозяйственной деятельности составляется документ, в который включаются:
Подтверждение достоверности данных, содержащихся в отчетных и иных финансовых документах; Информация о нарушениях порядка ведения бухгалтерского учета и
предоставления финансовой отчетности, а также правовых актов РФ и др. Учетная политика ТСЖ, бюджет ТСЖ
С целью приведения в соответствие с Положением по бухгалтерскому учету, а также избежания «нечаянных», т.е. необоснованных налоговых выплат, ТСЖ (правлению ТСЖ) необходимо утвердить учетную политику организации на текущий год. Необходимо определить порядок учета поступления и расходования средств ТСЖ. Например, для основной некоммерческой деятельности.
На счете 96ведется аналитический учет по назначению целевых средств в разрезе источников финансирования:
- сборы с собственников на содержание и ремонт общедолевой собственности (96/1)
- плата за коммунальные услуги предприятиям-поставщикам от потребителей КУ, находящихся в кондоминиуме (96/2)
- вступительные и членские взносы (96/3)
- дотации на текущий и капитальный ремонт (94/4)
- возмещение предоставленных льгот и субсидий из бюджета (96/5)
- поступление средств на целевые программы и т.д.
Основным финансовым документом ТСЖ является годовой бюджет ТСЖ. Другое название бюджета – Смета расходов и доходов ТСЖ на ______ год. Расходная часть сметы состоит из трех основных частей.
Расходы:
- На проведение капитального ремонта (чаще всего выборочного капитального ремонта), запланированного на текущий год; выплаты по кредитам и проценты за пользование таковыми, если ТСЖ для проведения ремонта прошлых лет или в текущем году воспользовалось кредитными ресурсами (взносы в резервный фонд ТСЖ, взносы в фонды взаимного кредитования или в фонд ассоциации ТСЖ, если такие имеются, как, например, фонды накопления средств на проведение будущих ремонтов).
- Другие вложения долгосрочного характера (акции, облигации, инвестиционные договоры, капитальное строительство) для использования накопленного капитала в будущем.
- Расходы на текущее содержание (эксплуатация и управление). Текущее содержание, в том числе, мелкий (текущий) ремонт, в них входят:
- затраты по содержанию и очистке придомовой территории;
- Содержание и уборка коридоров, лестничных площадок, лифтов, обслуживание и осмотры инженерного оборудования и отдельных конструкций, испытание систем отопления, электроснабжения и т.п., оплата электроэнергии за освещение мест общего пользования, стоимость заменяемых лампочек, стоимость других ресурсов, постоянно расходуемых на содержание мест общего пользования (например, вода для мытья подъездов и полива насаждений, электроэнергия, расходуемая при проведении мелких сварочных работ и т.п.)
- Управленческие и административные хозяйственные расходы:
- зарплата членов правления, коменданта (мастера по дому), бухгалтера, кассира;
- услуги связи, почты и т.п.;
- канцелярские расходы;
- аренда оргтехники, либо ее приобретение и ремонт;
- содержание помещения правления (если оно имеется) и т.д.
Сам процесс подготовки проекта бюджета вызывает огромное количество споров среди членов правления (у всех людей свои приоритеты, возможности, проблемы). Жители верхнего и нижнего этажа по разному отнесутся к вопросу, что устранять в первую очередь: протекание воды через крышу или попадание воды в подвал дома, обратить внимание на неэффективно работающую вытяжную вентиляцию (обычно влияет на условия проживания на верхних этажах) или на громко хлопающую и скрипящую входную дверь в подъезд. Разные позиции будут у семей со скромным достатком и семей финансово обеспеченных, по вопросу: содержать в доме консъержку или нет. Вопросы возникают на каждом шагу. Брать кредит или не брать? Создавать резервный фонд или нет? Страховать ли общее имущество? Сколько платить председателю?
Без предварительной проработки вопросов с достаточно широким кругом членов ТСЖ утверждение бюджета обречено на провал. Но вот подготовительная работа проведена и вы определились с основными направлениями будущих работ и необходимых мероприятий на год, учли, казалось бы, все пожелания. Только теперь приступайте к расчету обязательных платежей домовладельцев на содержание и ремонт совместной собственности. Расчет достаточно прост: из проектной (плановой) стоимости намеченных расходов, необходимо вычесть плановые поступления от сдачи в аренду помещений (если они есть), вычесть размер планируемых муниципальных дотаций, вычесть планируемую сумму других возможных регулярных поступлений (например, проценты по депозитному вкладу), оставшуюся после этих арифметических действий сумму разделить на 12 месяцев и разделить на общую площадь помещений в вашем кондоминиуме. В результате у вас получилась цифра, определяющая размер обязательных ежемесячных платежей на содержание и ремонт общего имущества, приходящаяся на один квадратный метр общей площади помещений в вашем кондоминиуме. Теперь умножьте эту цифру на общую площадь вашей квартиры, а полученный результат покажите супругу или супруге. И если в ответ на ваши слова: «Вот столько рублей нам придется платить за жилье в месяц», супруга (супруг) не ахнут, считайте, что проект бюджета добросовестно проработан.
При подготовке собрания по утверждению Бюджета необходимо просчитать, на сколько изменяется размер обязательных платежей в случае включения в планы на год дополнительных работ или исключение уже намеченных. Вам легче будет реагировать на многочисленные (чаще всего так и бывает) предложения. И только теперь вы можете начинать собрание.
Работа по договорам, особенности договорных отношений
О договорах
Огромное значение для успешной деятельности ТСЖ имеет процесс заключения договоров на выполнение работ и оказание услуг для собственников в вашем доме. Формы заключенных договоров могут повлиять на весь ваш бухгалтерский учет и привести либо к излишним затратам средств, либо к их экономии. Формулировки договоров, на первый взгляд малозначительные, могут превратить вас из равноправного участника договора в бесправного просителя, а также могут втянуть в длительные судебные разбирательства.
Закон «О товариществах собственников жилья» обязывает ТСЖ эффективно управлять общим имуществом в кондоминиуме, обеспечивая условия пользования своей долей собственности всем домовладельцем (не больше и не меньше этого). Наделяет ТСЖ правами, такими же, как и муниципальные службы заказчика. И вот некоторые предприятия-поставщики коммунальных услуг, дождавшись регистрации ТСЖ, радостно потирают руки и направляют в адрес правления ТСЖ договоры на свои услуги для ТСЖ, точно такие, как для коммерческих предприятий. В договорах со всем пылом расписываются обязанности и ответственность ТСЖ. Стоп! Здесь следует остановиться.
Первое: ТСЖ – не предприятие, хотя и юридическое лицо, а объединение граждан-собственников помещений в кондоминиуме. Поэтому типовые договоры, рассчитанные на промышленные предприятия, не могут применяться к ТСЖ.
Второе: договоры на коммунальные услуги, потребляемые жильцами дома (кондоминиума), управляемого ТСЖ, должны содержать условия, как и для прочего населения.
Третье: ТСЖ, участвуя в расчетах между жильцами и коммунальными предприятиями, оказывает услугу последним, и поэтому может включить в договор пункт об оплате этой услуги.
Четвертое: категорически не советуем оставлять в текстах договоров отсылки к всевозможным ведомственным «нормам» и «правилам». Все должно быть расписано в самом договоре или, в крайнем случае, «нормы» и «правила» могут стать приложением к договору.
Пятое: ТСЖ – заказчик услуг, действующий от имени жильцов. Исполнитель обязан подписывать акт о выполнении им своих обязательств, но никак не представитель ТСЖ должен бегать и уговаривать исполнителя подписать акт о невыполнении или ненадлежащем исполнении условий договора исполнителем. Шестое: если органы власти не приняли решение об ответственности поставщиков жилищно-коммунальных услуг перед населением за нарушение качества услуг и о применении экономических санкций по отношению к ним, Вам придется самим настаивать на внесении такого пункта в условия договора.
И еще раз о договорах.
Одним из важнейших направлений деятельности ТСЖ является обеспечение собственников (домовладельцев) возможностью получения качественных коммунальных услуг в объеме, предусмотренном проектными возможностями Дома-кондоминиума.
В процессе этой работы возникает необходимость заключения договоров с организациями-поставщиками электро- и теплоэнергии, обеспечивающими жилье водоснабжением, водоотведением, газоснабжением и т.д. И очень часто отношение к жильцам вашего дома зависит от того насколько серьезно ТСЖ или управляющая компания отнеслись к заключению договоров на оказание услуг и поставку ресурсов жителям кондоминиума.
Обращаем ваше внимание, что в содержании и ремонте общей собственности заинтересован домовладелец, а в получении «коммунальных услуг» житель (потребитель). Домовладелец и житель (потребитель) не всегда одно и тоже лицо. Например, муниципальные квартиры, в которых проживают граждане по договору найма.
Поэтому при заключении договоров ТСЖ необходимо определиться, кем же ТСЖ является по отношению к потребителям услуг и ресурсов: 1) перепродавцом, покупающим у предприятий ресурсы на весь дом и продающим их отдельным потребителям; 2) представителем потребителей, заключающим договор от их имени; 3) или представителем ресурсоснабжающих организаций, обеспечивающим сбор платы за потребленные ресурсы и оказанные услуги. От выбора вашей позиции зависит и форма договора, и источник покрытия издержек по реализации договора, и бухгалтерский учет, и необходимость получения различных разрешительных документов.
Предприятия-поставщики ресурсов (коммунальных услуг) чаще всего являются локальными монополистами, на этих предприятиях работают профессионалы и начинают защищать интересы своего предприятия еще на стадии заключения договоров. Они за время своей деятельности уяснили, как в договорах исключить свою ответственность в будущем, например: Предприятие вносит в договор пункт о том, что оно не несет ответственность перед потребителем в случае, если невыполнение им взятых на себя обязательств возникло по причинам, указанным в пунктах «x», «у», «z» и т.п. каких-нибудь внутренних правил отрасли, в которой специализируется предприятие. На Ваш вопрос отвечают, что в этих пунктах перечислены непредвиденные обстоятельства и уговаривают подписать договор. А в этих пунктах может быть все, что угодно: аварии на объектах предприятия, в том числе по вине самого предприятия, перебои в электроснабжении предприятия из-за неоплаты потребленной электроэнергии самим же предприятием и т.п. Поэтому предлагаем требовать, чтобы в договоре были расшифрованы все пункты, или все документы, на которые есть ссылки в тексте договора, были приложениями к договору и являлись его неотъемлемой частью.
Теперь еще один маленький аспект в договоре. Мы получали «коммунальную услугу» и ее оплачиваем, или мы платим за «коммунальную услугу» и нам ее предоставляют. Что правильней? И вопрос не в том, что происходит раньше, оплата за «услугу» или ее предоставление, а в том, кому придется доказывать факт получения качественной «услуги». Обычно предприятия в текстах договоров предлагают примерно такие формулировки, отточенные временем: «Непредоставление или некачественное предоставление услуги оформляется двухсторонним актом, и на основании акта предприятие производит перерасчет платы за услугу». Безобидная фраза, не так ли? Но если Вы подписали договор с такой формулировкой, то вам и «бегать» по кабинетам предприятия доказывая, что жильцы вашего дома получили не совсем то, за что платили, или совсем не то, или совсем не получили.
Предлагаем добиваться в договоре записи другой столь же любезной фразы, ну, например: «Оплата за поставленную «услугу» производится по предъявлению счета, выписанного предприятием на основании подписанного двухстороннего акта о получении «услуги». И все меняется, Вы становитесь уважаемым Потребителем, а не назойливым просителем. И последнее, советуем очень осторожно относиться к «типовым», оформленным типографским способом договорам. В них обычно демонстрируется отношение к Вам, как к родному, т.е. учтены все Ваши обязанности и ответственность, а все права предусмотрены для другой стороны договора.
Вы и Ваши соседи-домовладельцы – взрослые, самостоятельные и ответственные люди, приняли решение самостоятельно содержать и эксплуатировать, сохранять и преумножать свою собственность (создать товарищество собственников жилья). Но для этого правлению Вашего ТСЖ и его председателю надо разбираться во многих вопросах. Примерную программу подготовки председателей правлений ТСЖ и управляющих кондоминиумами мы публикуем в настоящем пособии.
Есть три основных, на наш взгляд, аспекта жизнедеятельности ТСЖ, которые существенно могут повлиять на обстановку в Вашем доме. Это – отношения внутри ТСЖ, отношения с государством и органами местного самоуправления, и отношения с «подрядчиками»-предприятиями, выполняющими для Вашего дома работу по договорам и предоставляющим жильцам дома коммунальные услуги.
 |
 |
 |